AI automatizácia pre malé firmy: 10 procesov, ktoré sa oplatí zautomatizovať

Odpovede na stav objednávky a dostupnosť

Chatbot na webe alebo v Messengeri odpovie na otázky, ktoré vám chodia každý deň: kde je objednávka, či je tovar skladom, koľko stojí doprava, dokedy sa dá vrátiť. Ak má prístup k údajom o objednávke, odpovie konkrétne – číslom zásielky a dátumom, nie odkazom na obchodné podmienky.

Pripraviť potrebujete jeden kanál, na ktorom vám ľudia píšu najviac, a zoznam 10–20 otázok, ktoré sa opakujú. Nevymýšľajte ich: prepíšte ich z chatu a z e-mailov za posledný mesiac aj s odpoveďami, ktoré ste vtedy naozaj poslali.

Limit: bot je presne taký spoľahlivý ako údaje, z ktorých číta. Ak stav skladu prepisuje človek raz týždenne do tabuľky, bude bot klamať rovnako ako doteraz, len rýchlejšie.

Prvá odpoveď na dopyt a jeho zatriedenie podľa služby

Automatizácia potvrdí prijatie dopytu z formulára aj z e-mailu, priradí mu službu, ktorej sa týka, a pošle ho tomu, kto ju rieši. Zákazník má potvrdenie hneď a vy máte v schránke roztriedené vlákna namiesto jednej kopy, v ktorej sa dopyt na strechu mieša s faktúrou od dodávateľa.

Pripraviť potrebujete jednu e-mailovú schránku, do ktorej všetko chodí, a zoznam služieb, podľa ktorých triedite – spravidla troch až piatich. Ku každej napíšte jednu vetu, podľa čoho ju v texte spoznáte.

Limit: prvá odpoveď je potvrdenie, nie ponuka. Cenu posiela človek, pretože automat nerozozná, čo z dopytu je zadanie a čo je len prianie.

Vystavenie a odoslanie faktúry po zaplatení

Po zaplatení objednávky vznikne faktúra vo vašom fakturačnom systéme, odíde zákazníkovi e-mailom a uloží sa tam, kde ju účtovník aj tak hľadá. Tou istou cestou sa dá riešiť zálohová faktúra aj upomienka po splatnosti.

Pripraviť potrebujete jeden fakturačný systém s API a v ňom hotové číselné rady, texty faktúry a sadzby DPH. Ak fakturujete v dvoch systémoch naraz, najprv jeden z nich zrušte – inak automatizujete neporiadok.

Limit: automat nerozhodne o dobropise ani o oprave zle zadanej objednávky. To ostáva na vás a na účtovníkovi.

Produktové popisy a alt texty z parametrov

Z parametrov produktu – rozmer, materiál, praženie, gramáž – vznikne prvá verzia popisu, krátky text do výpisu kategórie a alt text k fotografii. Pri katalógu so stovkami položiek je to rozdiel medzi „raz to dopíšeme“ a katalógom, ktorý má čo ponúknuť vyhľadávaču. Ako vyzerá katalóg s poctivo vyplnenými parametrami, si viete pozrieť v e-shope LACAVA v odkazoch pod článkom.

Pripraviť potrebujete parametre jednej kategórie na skúšku, vyplnené a bez preklepov, a k tomu dva alebo tri popisy, ktoré považujete za vzorové. Podľa nich sa nastaví dĺžka, tón a to, čo sa v popise nesmie objaviť.

Limit: popis vzniká z parametrov, takže chybný parameter sa premení na sebavedomú vetu, ktorá nie je pravda. Prvú kategóriu si preto prečítajte celú.

Upozornenia na nízke zásoby a objednávka u dodávateľa

Keď množstvo klesne pod hranicu, ktorú ste určili, príde upozornenie a s ním pripravená objednávka pre dodávateľa – s položkami, množstvom a dodacou adresou. Vy ju odošlete alebo neodošlete.

Pripraviť potrebujete jednu skladovú evidenciu, ktorej veríte, a pri každom produkte minimálne množstvo. Bez tejto hranice nemá automat čo strážiť a upozornenia budú buď zbytočné, alebo neskoré.

Limit: sezónu, akciu ani jednorazovú veľkoobchodnú objednávku systém nepredvída. Hranice si po prvej sezóne prepočítajte.

Odpovede na recenzie a správy na sociálnych sieťach

Ku každej novej recenzii a správe pripraví automatizácia návrh odpovede v tóne, na aký sú vaši zákazníci zvyknutí, a pošle vám ho na schválenie. Vy ho opravíte a odošlete. V praxi je to rozdiel medzi odpoveďou dnes a odpoveďou nikdy.

Pripraviť potrebujete profil na Google a profil na sieti, na ktorej naozaj ste, plus tri vzorové odpovede: na pochvalu, na sťažnosť a na otázku. Z nich sa učí tón, nie obsah.

Limit: odpoveď na negatívnu recenziu odosiela človek. Automaticky odoslaná ospravedlňujúca veta bez znalosti prípadu vie situáciu iba zhoršiť.

Prepis hovorov a schôdzok do úloh

Z nahrávky hovoru alebo online schôdzky vznikne prepis, krátke zhrnutie a zoznam úloh s menami a termínmi. Namiesto poznámok na papieri máte v systéme položky, ktoré sa dajú odškrtnúť a ktoré si na budúcej schôdzke viete otvoriť.

Pripraviť potrebujete jedno miesto, kde nahrávky vznikajú, a jeden zoznam úloh, do ktorého sa zapisuje. A súhlas druhej strany s nahrávaním – bez neho sa hovor nenahráva.

Limit: prepis zachytí, čo zaznelo, nie to, čo ste mysleli. Úlohy si prejdite hneď po schôdzke, kým máte kontext v hlave.

Pravidelný report predaja a nákladov

Raz týždenne alebo raz mesačne príde do e-mailu prehľad: tržby, počet objednávok, najpredávanejšie položky, výdavky na reklamu a zmena oproti minulému obdobiu. Report vznikne aj v týždni, keď na neho nikto nemá čas – a práve v takom týždni ho potrebujete najviac.

Pripraviť potrebujete jeden zdroj čísel – e-shop alebo účtovníctvo, nie oboje naraz – a jeden deň v týždni, keď má report prísť. K tomu tri čísla, ktoré naozaj sledujete; všetko ostatné je grafika.

Limit: report ukazuje, čo sa stalo, nie prečo. Vysvetlenie nájde človek, ktorý pozná sezónu, akcie aj výpadok dodávateľa.

Preklad obsahu e-shopu do druhého jazyka

Popisy, názvy kategórií, e-maily z objednávky a texty v košíku sa preložia naraz a s jedným slovníkom pojmov, takže „praženie“ alebo „gramáž“ znamenajú na celom webe stále to isté. Pri druhom jazyku je to práca, ktorá sa ručne odkladá roky.

Pripraviť potrebujete jeden cieľový jazyk a jeden zoznam firemných pojmov s tým, ako sa prekladajú – alebo že sa neprekladajú vôbec, čo platí pri názvoch produktov a značiek.

Limit: preklad prechádza cez človeka, ktorý daným jazykom naozaj hovorí. Obchodné podmienky, reklamačný poriadok a zásady ochrany osobných údajov prekladá odborník, nie automat.

Rezervácie termínov a pripomienky pred termínom

Zákazník si vyberie voľný termín v kalendári, dostane potvrdenie a deň pred termínom pripomienku. Zrušený termín sa uvoľní ostatným sám, bez telefonátov tam a späť – a bez prázdneho okna, o ktorom sa dozviete až ráno.

Pripraviť potrebujete jeden kalendár, ktorý naozaj používate, dĺžku jedného termínu a hodiny, v ktorých sa dá objednať. K tomu pravidlo, ako ďaleko dopredu a dokedy pred termínom sa dá rezervácia zrušiť.

Limit: kalendár nevie o meškaní ani o zákazke, ktorá sa natiahla. Nechajte medzi termínmi rezervu, inak sa sklz iba zrýchli.

10 procesov: čo pripraviť a kde ostáva človek

Tabuľka zhŕňa desať procesov vyššie v rovnakom poradí. Stĺpec „Čo pripraviť“ počíta iba vstupy, ktoré dodávate vy – kanály, systémy a zoznamy, ktoré vo firme buď už máte, alebo si ich spíšete za jedno popoludnie.

Poradie je rovnaké ako poradie kapitol vyššie. Začnite riadkom, ktorý vás dnes stojí najviac hodín, nie tým, ktorý znie najzaujímavejšie.

Ktoré procesy nechať ľuďom

Cenové ponuky na mieru. Ponuka je rozhodnutie o marži, o riziku a o tom, či zákazku vôbec chcete. Automatizácia vie pripraviť podklad – položky, rozmery, predvyplnený formulár – ale číslo pod ním podpisuje človek, ktorý ponesie následky, ak sa zákazka predraží.

Reklamácie a sťažnosti. Zákazník, ktorý reklamuje, nechce rýchlu odpoveď, ale odpoveď od niekoho, kto s tým môže niečo urobiť. Automaticky odoslaná reakcia na reklamáciu je najlacnejší spôsob, ako z nepríjemnosti spraviť recenziu s jednou hviezdičkou.

Právne a záväzné texty. Obchodné podmienky, reklamačný poriadok, zásady ochrany osobných údajov aj zmluvy nechajte na človeka, ktorý za ne ručí. Jazykový model napíše text plynulo aj vtedy, keď je vecne nesprávny, a to je pri právnom texte tá najhoršia možná kombinácia.

Ako začať: jeden proces, ukážka zdarma, meranie

Nezačínajte „AI stratégiou“ ani nákupom nástroja, o ktorom ešte neviete, čo bude robiť. Začnite jedným procesom, ktorý vás dnes stojí najviac hodín, a nechajte si ho ukázať skôr, než zaň zaplatíte.

• Týždeň si zapisujte, čo vo firme robíte opakovane a ručne. Stačí čiarka za každý úkon a hrubý odhad, koľko minút zabral.
• Vyberte jeden proces s najväčším súčtom minút a s pravidlami, ktoré viete vysloviť nahlas. Ak sa pri ňom treba zakaždým rozhodovať inak, nie je to ten správny prvý proces.
• Pripravte vstupy z druhého stĺpca tabuľky vyššie. Väčšinou je to hodina práce, nie projekt – a je to práca, ktorú za vás nikto neurobí, lebo tie údaje má len vaša firma.
• Nechajte si spraviť klikateľnú ukážku zdarma a preklikajte ju na svojich reálnych dátach. Až potom sa rozhodujte o rozsahu a o cene.
• Mesiac po nasadení zmerajte ten istý proces: koľko úkonov prešlo bez zásahu, koľko ste museli opraviť a koľko času vám ostalo. Druhý proces púšťajte až vtedy, keď prvý beží bez dozoru.

Časté otázky